Инициативное письмо образец

Содержание
  1. Инициативное письмо пример
  2. Инициативные письма примеры
  3. Инициативное письмо образец скачать
  4. Чего нельзя допускать в деловом письме
  5. Как отправить письмо
  6. Инициативное письмо примеры
  7. Инициативное письмо пример продольный
  8. Инициативное письмо образец написания
  9. Инициативное письмо образец
  10. Деловое письмо. Образец и бланк
  11. Классификация деловых писем
  12. Бланк и образец делового письма
  13. Кто должен выступать в роли автора письма
  14. Общие правила написания деловых писем
  15. На что обращать внимание при составлении письма
  16. Инициативное письмо образец
  17. Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)
  18. Деловое письмо
  19. Образец делового письма
  20. Как написать официальное письмо
  21. Виды служебных писем
  22. Письмо-просьба
  23. Деловая переписка: примеры и образцы писем
  24. Образцы деловых писем
  25. Образец письма-ответа
  26. Примеры писем на английском в деловой переписке
  27. Структура делового письма
  28. Служебное письмо (образец)
  29. Основные понятия
  30. Составление претензионного письма
  31. Правила оформления
  32. Порядок изложения
  33. Порядок действий
  34. Обязательный регламент
  35. Расположение реквизитов
  36. Основные требования

Инициативное письмо пример

Инициативное письмо образец

Инициативное письмо пример

Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем:

Генеральному менеджеру открытого акционерного общества «ААА»

И. О. Фамилия

Уважаемый господин..!

Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего Предприятия и, в частности,… (указать конкретно).

В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т.п.) интересующей нас продукции.

Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно). С уважением.

Заместитель генерального директора по маркетингу

ЗАО»БББ»

И. О. Фамилия

б) пример письма-сообщения

Исполнительному директору

ЗАО»ВВВ И. О. Фамилия

Многоуважаемая Имя Отчество! Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в … (указать конкретно) с целью увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно).

Право подписи служебных писемтрадиционно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.

Инициативные письма примеры

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

Инициативное письмо образец скачать

  • б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой: в офисе, дома или где-либо еще;
  • в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма: бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того, чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, «штрих», конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно);
  • г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договора и т.п.;
  • д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями (орфографическим, синонимов, иностранных слов и т.п.) или энциклопедическим словарем, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например, юридической.

Далее переходите к подготовке плана делового письма.

Фамилия

Уважаемый господин..! Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.

Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин II.

С. Фэмили прояви.! исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.

Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н.
С. Фэмили в период стажировки…

С чрезвычайным почтением, И. О. Фамилия,

вице-президент по персоналу компании

о) пример письма негативного содержания (вариант 1)

Наименование должности сотрудника И.
О. Фамилия

Уважаемый господин..! С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с… (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее…

Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

  1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи.
    Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Инициативное письмо примеры

  • б) определяется тип делового письма (в данном случае это — письмо-запрос);
  • в) определяется общая структура делового письма (первый абзац — обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, второй абзац — изложить суть запроса, третий абзац — обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, четвертый абзац — поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т.п.);
  • г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования «каркаса» содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
  • д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
  • е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.

После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить.

Инициативное письмо пример продольный

На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.

Работа над черновиком предполагает:

  • а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
  • б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
  • в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.

После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

  • а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
  • б) откорректировать проект, т.е.

Инициативное письмо образец написания

В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки… приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.

За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:….

Адрес интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки —….

Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у …

(указать конкретно) по электронной почте…

Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки….

С уважением,

Председатель оргкомитета… И. О. Фамилия Секретарь оргкомитета… И. О. Фамилия

и) пример письма-извинения

Генеральному директору ЗАО «ККК» И.
О. Фамилия

Глубокоуважаемая Имя Отчество!

… (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от … № ….

Инициативное письмо образец

Внимание

Инициативные письма примеры

Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Источник: http://helpmsk24.ru/initsiativnoe-pismo-primer

Деловое письмо. Образец и бланк

Инициативное письмо образец

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. 

Классификация деловых писем

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  • письмо – запрос;
  • коммерческие предложения;
  • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  • рекламация (официальная претензия);
  • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  • напоминание;
  • поздравление;
  • приглашение;
  • благодарственные;
  • рекомендательные;
  • соболезнования.

Бланк и образец делового письма

Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

Скачать образец делового письма (Word, 29 Кб)

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

  • название организации;
  • адрес (почтовый и/или юридический);
  • ИНН, КПП;
  • данные о контактах (телефон, факс);
  • адрес электронной почты;
  • банковские реквизиты;
  • дата написания;
  • регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  • причина или цель написания;
  • основная часть;
  • итоговая часть (вытекающая из основной);
  • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  • должность лица, подписавшего письмо;
  • ФИО исполнителя;
  • список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Инициативное письмо образец

Инициативное письмо образец

Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  1. а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
  2. Положительный ответ должен быть максимально подробным,

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов. Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей.

Рассмотрим ключевые виды информационных писем. Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц. Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами.

Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.

Деловое письмо

Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

  • «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  • «Скрытая копия». О факте отправки
  • «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

Образец делового письма

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании. Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  1. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  2. реквизиты отправителя и получателя,
  3. дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • Образец письма о сотрудничестве первое, что узнает о вас потенциальный партнер именно поэтому так важно отразить в нм вс существенное и не. Тебе посмотреть работу в интернетбиблиотеке A.

    ООО Вебдизайнпроект. Письмоответ отказ или согласие, как это следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо. Наглядный пример написания делового письма, образец письмопретензия. ТАВАРЫСТВА З ДАДАТКОВАЙ АДКАЗНАСЦЮ.

    Регистрационный штамп бланка Мебельная фабрика.

    Примерный образец письма кандидату после. Оно может являться письмомответом на инициативное письмо письмопоздравление, письмоприглашение либо.

    [attention type=yellow]

    Благодарственное письмо письмоблагодарность может быть инициативным либо ответом на письмоприглашение или.

    [/attention]

    Инициативное письмосообщение.

    Как написать официальное письмо

    В частности, в бланках всегда должно быть:

    1. номер исходящего послания и дата его составления;
    2. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);
    3. номер контактного телефона, номер факса и индекс;
    4. адрес (юридический и почтовый);
    5. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
    6. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
    7. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);

    Информационные письма могут быть самыми различными:

    1. рекламационными;
    2. подтверждающими;
    3. сопроводительными;
    4. пригласительными и т.д.
    5. инструкционными;
    6. рекомендательными;
    7. извещательными;
    8. гарантийными;

    То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.

    Виды служебных писем

    Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

    Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см.

    Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

    Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

    Письмо-просьба

    Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

    Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

    Источник: http://sands-group.ru/iniciativnoe-pismo-obrazec-93980/

    Деловая переписка: примеры и образцы писем

    Инициативное письмо образец

    Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

    Образец письма-ответа

    Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

    Примеры писем на английском в деловой переписке

    Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

    Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

    Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

    Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
    Скачать письмо с условиями сделки на английском.
    Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

    Структура делового письма

    Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

    1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

    2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».

    Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

    Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

    3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

    4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

    Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

    Тогда это будет настоящим деловым письмом.

    5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

    В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.

    Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

    6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

    [attention type=red]

    Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

    [/attention]

    Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

    Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

    И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

    Источник: https://dengodel.com/management/406-delovaya-perepiska-primery-pisem.html

    Служебное письмо (образец)

    Инициативное письмо образец

    Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

    Основные понятия

    Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

    Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

    • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
    • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
    • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

    Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

    В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

    1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
    2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
    3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
    4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
    5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
    6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
    7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
    8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
    9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
    10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

    Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

    Составление претензионного письма

    В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо.

    В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно.

    При этом необходимо учесть следующие моменты:

    1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
    2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
    3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
    • полная информация об адресате;
    • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
    • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

    Правила оформления

    Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

    Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

    1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

    2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

    2.1. Информация о получателе и отправителе.

    2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

    2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

    2.4. Заголовок.

    2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

    2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

    3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

    4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

    5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

    5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

    5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

    5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

    5.4. Его инициалы.

    5.5. Почтовый адрес предприятия.

    [attention type=green]

    6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

    [/attention]

    Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

    Порядок изложения

    Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

    Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов.

    В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

    Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

    1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
    2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

    После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата.

    Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания».

    Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

    Порядок действий

    Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

    1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
    2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
    3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
    4. Утверждение его руководителем.
    5. Окончательное оформление и подписание документа.
    6. Регистрация письма.
    7. Отправка корреспонденции получателю.

    Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

    Обязательный регламент

    Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

    Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

    Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

    Набирать текст надо также по всем правилам:

    1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

    2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

    • для основного текста – 14;
    • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

    3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

    • интервал между строками – 1;
    • выравнивание текста производится «по ширине»;
    • переносы расставляются автоматически;
    • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

    Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

    Расположение реквизитов

    Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

    1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
    2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
    3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
    4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

    Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

    • эмблемы и герба;
    • автора;
    • исходных данных;
    • заголовка;
    • утверждения;
    • адресата;
    • резолюции;
    • текста;
    • подписей и приложений;
    • согласования и заверения;
    • отметок.

    Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

    Основные требования

    Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

    1. Наличие специального (фирменного) бланка.
    2. Правильное использование и размещение реквизитов.
    3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
    4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
    5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
    6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

    Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

    Источник: https://FB.ru/article/323066/slujebnoe-pismo-obrazets

    Юриста дело
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: